CABECERA

Política de Compras y Gestión de Equipos

La externalización de actividades es uno de los principales aspectos de la gestión económico–financiera. En este punto definimos todas las actividades y acciones  que dan respuesta al cumplimiento del Compromiso 7 de la Política de Responsabilidad Social

  1. Introducirá criterios de responsabilidad social, ambiental y de seguridad en la selección de sus proveedores y contratistas.

Para llevar a cabo este seguimiento y control, y garantizar la transparencia, la eficacia y la eficiencia, se cuenta con un Programa de Seguimiento basado en auditorías de las actividades de estos servicios externalizados mediante contratas concedidas a través de concursos públicos. La adjudicación de estos concursos se basa en las siguientes premisas:

  • Limpieza, jardinería, seguridad, mantenimiento, conserjería, valija, correo, restauración y reprografía son servicios básicos para el bienestar de la Comunidad Universitaria, así como un requisito de su efectividad.
  • Las Universidades destinan fondos públicos a estas actividades y deben rendir cuentas de la efectividad y eficiencia de sus decisiones.
  • Mejorar continuamente los servicios que oferta la Universidad, ya que ésta es una orga­nización en cambio continuo y ha de conocer las expectativas nuevas así como las necesida­des que van surgiendo de sus clientes.

La filosofía de actuación mueve el Plan de Segui­miento es la siguiente:

  • La contratación de los servicios a externali­zar se realiza mediante contratas basadas en concursos públicos. La UMH desarrolla unos pliegos de condiciones que recogen todos aquellos aspectos que la empresa adjudicata­ria debe cubrir durante la prestación de su servicio. Estos pliegos están basados en las ne­cesidades de los clientes de dichos servicios.
  • La Universidad diseña y lleva a cabo un se­guimiento de las empresas contratadas donde priman dos aspectos: el cumplimiento de las condiciones del pliego de condiciones por parte de la empresa colaboradora y la satis­facción de los clientes con los servicios prestados. El cumplimiento de los pliegos se realiza mediante auditorías, mientras que la satisfacción de los clientes se mide a través de encuestas. Es importante señalar que desde la Oficina de Gestión y Control de la Calidad se ha pretendido desde el comienzo que toda la comunidad universitaria se implicara en este aspecto de seguimiento, para lo cual partici­pan en la realización de auditorías y en las encuestas.

Las fuentes de información que se utilizan para llevar a cabo el Plan de Seguimiento de Empresas Contratadas son:

  • Auditorías trimestrales de todos los servi­cios externalizados, donde se incluyen aspectos concretos que aparecen en los plie­gos de condiciones. Estas auditorías son realizadas por el Responsable de Manteni­miento de cada CEGECA y son introducidas vía web en la aplicación diseñada al efecto. Al mismo tiempo personal de la propia Oficina de Gestión y Control de la Calidad realiza au­ditorías mensuales e introduce los datos en la aplicación informática.
  • Auditorías de Correo y Valija: Periódica­mente se realizan envíos tanto de correo interno como externo y se comprueba si todos los envíos llegan a su destino en el es­tándar de tiempo fijado para cada tipo de envío.
  • Buzón de Sugerencias: Se recogen aquellas que hacen referencia a los servicios prestados por empresas contratadas.
  • Encuestas anuales (realizadas a los líderes de las diferentes unidades: facultades, escue­las universitarias, departamentos, institutos de investigación, servicios, estudiantes…)
  • Encuestas anuales de Calidad Percibida (es­tudiantes y docentes) en las que se incluyen ítems relacionados con los servicios prestados por las empresas contratadas.

La UMH revisa de forma periódica ambos aspec­tos (cumplimiento y satisfacción) para tratar de descubrir y corregir posibles desviaciones. Cuan­do se cumple el plazo del contrato de las empre­sas contratadas, se toma la decisión de renovar a la empresa o de volver a sacar a concurso público el servicio. Para facilitar la toma de decisiones la Oficina de Gestión y Control de la Calidad realiza informes acerca del cumplimiento de las empre­sas próximas a finalizar así como de la satisfac­ción de sus clientes.
Desde la Unidad de Compras, Patrimonio e In­ventario se gestionan los procesos de compras de bienes y servicios de interés común y uso fre­cuente por la Comunidad Universitaria, asigna­dos por la Gerencia de la Universidad, así como la gestión del inventario de los bienes y derechos que integran el Patrimonio de la UMH mediante los correspondientes procesos de alta de bienes, modificaciones y baja de bienes. Además, sirve de órgano de relación Universidad - proveedores en la ejecución y seguimiento de los correspondien­tes contratos de adquisición de bienes y/o ser­vicios y actualiza y comprueba periódicamente todos bienes existentes mediante los recuentos físicos oportunos.
El último inventario se reali­zó en 2011. A modo de ejemplo se reproduce la ficha para la recogida de datos:

  ALTEA ELCHE ORIHUELA SANT JOAN
BIENES INMUEBLES 9 29 24 9
BIENES MUEBLES ALTEA ELCHE LAS SALESAS EPSO SANT JOAN
MOBILIARIO 3.874 24.273 1.043 11.064 13.871
MATERIAL INFORMÁTICO 764 9.467 341 2.136 3.662
MATERIAL LABORATORIO 36 4.588 --- 1.836 5.106
MATERIAL AUDIOVISUAL 337 1.289 112 501 1.307

La UMH dispone de una Comisión de Informáti­ca que informa y asesora en materia de adquisi­ción de equipos y en la asignación de prioridades. El mantenimiento del sistema informático se rea­liza entre el equipo de informática que gestiona las necesidades de los usuarios y la empresa. En coordinación con la Unidad de Mantenimiento y Obras y la Unidad de Compras, Patrimonio e Inventario se procede a dar de baja los bienes in­formáticos inventariados cuando sea necesario.
Con el objetivo de gestionar de manera eficiente la compra de material fungible de laboratorio, se ha puesto en marcha una Central de Compras de Material Fungible de Laboratorio, que a través de los servicios que presta y gestiona (Guía de Compra, Solicitud de compra fuera de catálogo y precios máximos por empresa del concurso de material fungible), trata de mejorar la eficacia y eficiencia en el proceso de compra de estos materiales. Ha supuesto importantes ahorros en el gasto realizado (en material de oficina se ha conseguido una reducción del 30% en 2011 con respecto a 2010).
A continuación mostramos la evolución del indicador de percepción de satisfacción con los Proveedores, que como podemos ver se ha ido incrementando en los años 2010 y 2011.

  2008 2009 2010 2011
Evolución de la satisfacción de Proveedores 6,55 6,33 6,57 6,68